Prohabitor Oy:n Digitaalisen Yhteistyöalustan henkilötietojen käsittely
Rekisterinpitäjä
prohabitor.fi-palvelu on Prohabitor Oy:n omistama digitaalinen palvelu.
Yritys:
Prohabitor Oy, Y-tunnus: 3294318-5
Yhteystiedot:
Email: info@jhps.fi
Kauppaneuvoksentie 8
00200 HELSINKI
Rekisterin nimi
Prohabitor-verkkopalvelun käyttäjä- ja yhteisörekisteri.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- kun käyttäjä rekisteröityy verkkopalveluun, ja hyväksyy käyttöehtosopimuksen
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu, johon kuuluvat seuraavat asiat:
-
- asiakassuhde, joka perustuu omaan rekisteröintiin, ja samalla osapuolien välille syntyvään sopimukseen. Rekisteröitymisessä henkilö antaa nimi-, yhteisö ja osoitetiedot
- yhteisöjen vastuuhenkilöiden henkilöiden nimitiedot ja yhteisön yhteystiedot, jotka saadaan avoimen rajapinnan kautta tai rekisteröityneeltä käyttäjältä
- ytj.fi:n avoimen datan API, https://www.ytj.fi/index/avoindata.html ja http://avoindata.prh.fi/ ja http://avoindata.prh.fi/tr.html
- yhteisöjen dataa rikastetaan kolmannen osapuolen rajapinnoista haettavilla tiedoilla mm. varmistamalla yhteisön taloudellinen tila asiakkaiden riskienhallinnan näkökulmasta ja tiedon mahdollisimman hyvä oikeellisuus.
- yhteisöjen julkiset tiedot haetaan ytj:n/prh:n ja kolmannen osapuolen rajapintojen kautta (API) tai/ja avoimen datan lähteistä
- yhteisöjen dataa rikastetaan manuaalisella ylläpidolla
- yhteisöjä ovat esimerkiksi yritykset ja taloyhtiöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakkaiden välinen yhteistyö, asiakkaiden väliset tahdonilmaisut, markkinointi ja myynti. Palvelussa pyritään löytämään oikeat kumppanit eri osapuolille niin, että kaikki hyötyvät kumppanuudesta.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), yrityksen/organisaation www-sivustojen osoitteet, henkilökohtaiset tunnukset, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Tietoja päivitetään rajapinnan (API) kautta säännöllisesti. Oikeutettuun etuun perustuvia tietoja säilytetään toistaiseksi.
Tiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevassa tietoturvallisessa pilvipalvelussa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietoa päivitetään kolmansien osapuolien rajapintojen (API) kautta ja manuaalisesti käyttöliittymän kautta ja muista julkisista lähteistä manuaalisesti tai automaattisesti. Tietojen rikastamisen lähteenä ovat mm. PRH:n, Deviaatio Oy:n ja Vastuu Group:n (vain online näyttö) tietokannat.
Henkilötietojen käsittely
Palvelussa palveluntarjoaja kerää ja käsittelee henkilötietoja palvelun tarjoamiseksi. Palvelussa kerätään vain Asiakkaan henkilötietoja, jotka liittyvät henkilön asemaan yhteisöissä tai yrityksissä. Palveluntarjoaja säilyttää kaikki asiakkaan rekisteröitymiseen liittyvät tiedot luottamuksellisina. Palveluntarjoaja päivittää palvelunsa säännöllisesti estääkseen asiattomien pääsyn järjestelmään. Palveluntarjoaja ei voi kuitenkaan taata täydellistä tietoturvaa.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Asiakkaiden tunnistamiseen käytetään Palveluun rekisteröityessä vahvaa tunnistautumista. Tunnistautumiseen liittyvät tiedot suojataan teknisesti.
Palveluntarjoajan on asiakkaan kirjallisesti sitä pyytäessä poistettava asiakkaan tili. Palvelun käytön aikana Asiakkaan tiliä tai muita tietoja ei saa poistaa. Palveluntarjoaja toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisaatioon liittyvät toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen lainmukainen käsittely.
Palveluntarjoajalla on oikeus käyttää alihankkijoita Asiakkaan henkilötietojen käsittelyssä. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijoiden toimista kuin omistaan. Palveluntarjoajalla on oikeus siirtää Palvelun henkilötietoja vapaasti Euroopan Unionin sisällä.
Palveluntarjoajan on ilmoitettava ilman aiheetonta viivästystä tietoon tulleista tietoturvaloukkauksista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin oikeutettu etu vaatii. Julkaistavat tiedot perustuvat henkilön asemaan yrityksessä/organisaatiossa.
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti rekisterinpitäjän toimesta EU:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän on varmistettava siirtoperuste, jos palvelussa siirretään tietoja Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään pilvipalvelussa, jossa niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).