Tarjouspyyntö kannattaa lähettää riittävälle määrälle urakoitsijoita. Tarjouspyynnön voi tehdä hallituksen jäsen, isännöitsijä tai valtuutettu hankejohtaja. Pääasia on, että tarjouksen pyytäjällä on taloyhtiön valtuutus toimia taloyhtiön nimissä. Tarjouspyynnöt lähetetään yleensä 3–5:lle taloyhtiön valitsemalle/hyväksymälle urakoitsijalle. Suuremman määrän lähettäminen saattaa olla joissakin tapauksissa perusteltua, koska usein kaikki urakoitsijat eivät vastaa tarjouspyyntöön tarjouksella tai tarjoukset ovat niin puutteellisia, että ne hylätään.
Hyviä käytäntöjä tarjouspyynnössä ovat mm. seuraavat:
- Tarjouspyynnössä sovelletaan YSE 1998 -ehtoja
- Poikkeamat YSE 1998 -ehdoista huomioidaan jo tarjouspyynnössä
- Tarjoukset pyydetään sellaisessa muodossa, jossa niitä on helppo vertailla. Mm. hintatiedot ja muut pyydettävät asiat on eriteltävä tarjoukseen.
- Tarjousten vertailussa kannattaa varmistaa, että tarjoukset sisältävät kaikki tarjouspyynnössä mainitut asiat.
- Vertailukelvottomat tarjoukset hylätään tai niihin pyydetään lisätietoja urakoitsijalta.
- Tarjous käydään yhdessä urakoitsijan kanssa läpi. Samalla varmistetaan, että tarjous varmasti sisältää kaikki urakan tekemiseen tarvittavat asiat.
- Urakoitsija velvoitetaan käymään urakakkakohteessa ennen tarjouksen antamista
Yleisimpiä kriteerejä tarjouksen hyväksymille ovat urakan hinta, urakoitsija kyky ja pätevyys suorittaa urakka, referensseitä saatava tieto ja urakoitsijan resurssit urakan toteuttamiseen pyydetyssä aikataulussa. Myös tekemisen laadulle on hyvä asettaa kriteerit, jos se vain on mahdollista.
Muita asioita, joita kannattaa huomioida jo tarjouspyyntövaiheessa.
- Huomioidaan osakkaiden yksilölliset tarpeet mahdollisille huoneistokohtaisille muutostöille
- Urakoitsijan on pysyttävä täyttämään työturvallisuussäännökset
- Tarjouspyyntöön on hyvä ottaa maininta, että varsinainen sitova sopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu eri osapuolien toimesta
Taloyhtiön on hyvä muistaa, että urakoitsijoita täytyy käsitellä tasapuolisesti. Myöskään hinnasta tinkiminen ei aina välttämättä johda toivottuun lopputulokseen, koska tinkiminen ja hinnanalennukset lisäävät urakoitsijan alttiutta keksiä lisätöitä, joista urakoitsijan mukaan ei ole sovittu sopimuksessa.
ProHabitorilla kilpailutat taloyhtiön remontit ja palvelut vaivattomasti
- Hae luotettava tekijä huippuluokan yrityshaulla noin 80.000 yrityksen joukosta
- Kilpailutat tekijät remontin eri vaiheissa ja samalla varmistat, että et maksa ylihintaa remontista
- Yritykset voivat lisäksi kilpailuttaa alihankinnan
- Saavutat säästöä remontin kokonaiskustannuksissa
- Kilpailuttamalla varmistat laadukkaan asiantuntijuuden remontin läpivientiin
- Voit tarkistaa yrityksen perus-, luotettavuus-, talous- ja veronmaksutiedot yrityskortilta. Lisäksi näet yrityksen Google-arvostelut.
Blogin kirjoittaja
Juhani Hodju on ProHabitorin (Prohod Consulting Oy) perustaja ja yrittäjä. Juhani on pitkän linjan ATK-ammattilainen, projektipäällikkö, kauppatieteiden maisteri ja EMBA Aallosta. Kiinnostuksen kohteena ovat mm. innovatiiviset digitaaliset palvelut, mökkeily ja moottoripyörällä kruisailu.